Was genau versteht man unter Zeiterfassung?

Zeiterfassung bedeutet, dass in einem Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch erfasst werden, zumindest Beginn und Ende. Zahlreiche Methoden machen das möglich, z.B. elektronische Zeiterfassungssysteme. Diese machen die Personalzeiterfassung besonders leicht und bieten viele Vorteile:

Die Arbeitszeiten lassen sich ohne Aufwand minutengenau erfassen. Die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter werden in Datenbanken gespeichert. Dadurch lassen sich wichtige Kennzahlen analysieren und auswerten, wie z. B. die Produktivität des Unternehmens. Aus den Ergebnissen können wiederum Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse abgeleitet werden. 

Die herkömmliche Stechuhr, in die Mitarbeiter ihren eigenen Karton zur Stundenerfassung steckten, wurde bereits in vielen Unternehmen durch modernere Verfahren abgelöst. Ob Fingerprintelektronische Personalzeiterfassung oder softwarebasierte Zeitwirtschaft – der heutige Markt bietet vielfältige Lösungen

 

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Warum Arbeitszeiterfassung?

Früher wurden die Arbeitszeiten hauptsächlich zur Kontrolle der Mitarbeiter erfasst. Heute ist die systematische Zeiterfassung ein Baustein der flexiblen Unternehmenssteuerung. Die moderne Technik macht es möglich, auch für den Mittelstand.

 

Exakt, automatisch und kostensparend – das sind die Top-Argumente für mittelständische Unternehmen, elektronische Zeiterfassungssysteme einzusetzen.

Systematische Zeiterfassung: Zahlen und Fakten

68 %, also über zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland erfassen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Hauptgründe dafür sind:

  • Ermittlung von Überstunden (22%)
  • Dokumentation der Ist-Arbeitszeiten (21%)
  • Kontrolle über das Einhalten der Arbeitszeiten (19%)

 

70 % dieser Unternehmen verwenden für die Stundenerfassung ein elektronisches System. 30 % führen dies noch manuell durch – über Stundenzettel, Excel-Listen oder eine Stempeluhr ohne Softwareauswertung.

 

Welche Bedeutung die Vorteile einer elektronischen Arbeitszeiterfassung für die mittelständischen Unternehmen haben, zeigt diese Grafik: 

 

Gründe, warum Unternehmen ein elektronisches System für die systematische Arbeitszeiterfassung einsetzen, in Prozent

 

Die Vorteile elektronischer Systeme für die Zeiterfassung

Welche Funktionen sind für die Nutzer elektronischer Zeiterfassungssysteme wichtig? Wir haben nachgefragt[FS1] . Das Ergebnis: 40 % empfinden es als besonderen Vorteil, dass sie damit die Arbeitszeiten schneller und einfacher auswerten können als ohne System. 30 % geben an, dass sie detailliertere Informationen über Krankheitstage und Überstunden der Mitarbeiter erhalten. 14 % freuen sich über eingesparte Personal- und Verwaltungskosten und 12 % über die Zeitersparnis. 4 % heben explizit hervor, dass die Motivation ihrer Mitarbeiter seit Einführung des Systems gestiegen ist.

 

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Analysemöglichkeiten von Systemen für die systematische Personalzeiterfassung

 

Gründe, warum Unternehmen ein elektronisches System für die systematische Arbeitszeiterfassung einsetzen, in Prozent

 

Ausführliche Informationen zu den Funktionen und Vorteilen elektronischer Zeiterfassungssysteme finden Sie hier.

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Für wen ist die systematische Arbeitszeiterfassung sinnvoll?

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Wo wird Personalzeiterfassung gebraucht?

Das Arbeitszeitgesetz, das in der Bundesrepublik Deutschland sowie der „deutschen ausschließlichen Wirtschaftszone in der Nordsee und Ostsee“ gilt, stellt den Gesundheitsschutz der Beschäftigten sicher. Und zwar indem es die tägliche Höchstarbeitszeit begrenzt sowie Mindestruhepausen während der Arbeit und Mindestruhezeiten nach Arbeitsende festlegt. 

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Nach § 16 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten auszuzeichnen, die über 8 Stunden pro Tag hinausgehen. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Eine bestimmte Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ideal dafür geeignet sind elektronische Zeiterfassungssysteme. Denn anhand deren Aufzeichnungen lassen sich Überschreitungen der 8-stündigen täglichen Arbeitszeit auf einen Blick erkennen. 

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Wie und ob ein Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter aufzeichnen muss, wird durch das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) geregelt. Darin findet man genaue Vorgaben zur Tages- und Wochenarbeitszeit sowie zu den entsprechenden Ruhezeiten. Wird keine Arbeitszeit gemäß dem Arbeitszeitgesetz erfasst, müssen österreichische Unternehmen mit Strafmaßnahmen rechnen. Die Verjährungsfrist zur Verfolgung von Verletzungen der Arbeitszeit und der Arbeitsruhe beträgt 6 Monate. Dasselbe gilt für den Fall, dass Arbeitszeiterfassungen komplett fehlen. 

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Eine neue Verordnung zur Arbeitszeiterfassung schafft Rechtssicherheit und administrative Entlastung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Das Arbeitsgesetz, das generell eine lückenlose und detaillierte Erfassung der geleisteten Arbeitszeit vorschreibt, schafft zwei neue Formen der Arbeitszeiterfassung. 

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Die systematische Zeiterfassung ist ein zentrales Thema für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter angestellt hat. Nicht nur weil Arbeitgeber die Vorschriften des Arbeitsgesetzes einhalten müssen, sondern auch weil elektronische Zeiterfassungssysteme Unternehmen die Möglichkeit bieten, die Arbeitszeiten und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter einfacher und schneller auszuwerten und damit viel Zeit und Kosten einzusparen. 

 

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  • Warum sind die Nutzer der elektronischen Zeiterfassung besonders zufrieden:

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