Arbeitszeiten bewerten

Für viele Unternehmen ist über die Zeiterfassung hinaus die anschließende Bewertung der Zeiten und die Lohnbearbeitung eine Herausforderung, die monatlich hohen Aufwand verursacht. 

Unternehmen müssen seit dem 01.01.2015 alle Arbeitszeiten aufzeichnen und dokumentieren – das bedeutet einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Festzuhalten sind nicht nur die geleisteten Stunden, sondern der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die darüber hinaus genutzte Arbeitszeit. Gefragt ist somit eine Lösung, die den künftigen zusätzlichen Aufwand für Unternehmen in Grenzen hält.

Die entsprechende Software vereinfacht die Arbeit für den Sachbearbeiter und / oder die Steuerberatungskanzlei drastisch. Je nach Umfang und Einsatz,  ermöglicht sie meist entweder reine Übergabe der zeitbehafteten Lohndaten bis ins letzte Detail oder eine komplette Auswertung der Arbeitszeiten. Solche Software ist eine unschlagbare Erweiterung für ein Zeiterfassungssystem.

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Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen: ein komplexes Thema

Nach Angaben des Statistischen Bundeamtes erhalten monatlich über 38 Millionen Arbeitnehmer in Deutschland eine Gehaltsabrechnung. Die gesetzlichen Vorgaben und jährlichen Neuerungen erfordern ein permanentes Auffrischen des Know-hows der Lohnabrechner. "Gehaltsabrechnung erstellen" bedeutet heutzutage auch, den Nachweis über das Arbeitsentgelt, die diesbezüglichen gesetzlichen und privaten Abzüge in elektronischer Form zu erstellen und für anstehende Prüfungen gesetzkonform parat zu haben.

Es geht dabei also um viel mehr, als nur darum, die Überweisung von Entgeltbezügen an die Beschäftigten vorzubereiten. Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Dinge berücksichtigt und eng verzweigte und zusammenhängende Abläufe koordiniert werden müssen. Insbesondere vor dem Hintergrund häufiger rechtlicher Änderungen ist es eine Herausforderung, die Abwicklung fehlerfrei zu halten. Gesetzliche Änderungen müssen genauso berücksichtigt werden wie beispielsweise unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse (Teilzeitkräfte, Mini-Jobber oder Saisonbeschäftigte). Dabei steigen die Anforderungen aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht stetig.

Wie wichtig es für die Mitarbeiter ist, ihr Gehalt regelmäßig, fristgerecht und korrekt zu bekommen, bedarf keiner weiteren Ausführung. Kommen doch einmal Unregelmäßigkeiten vor, ist es extrem aufwändig, den Fehler zu finden und zu beheben. Doch neben der korrekten und termingerechten Lohnabrechnung spielt auch der sorgfältige Umgang mit den vertraulichen Daten eine große Rolle. Ein guter Ansprechpartner bei individuellen Fragen rund um die Lohnabrechnung ist der Steuerberater. Er kann beispielsweise erklären, was es bei der Einstellung von nahen Angehörigen oder geringfügig Beschäftigten zu beachten gilt. Bei gesetzlichen und tariflichen Änderungen kann er die Auswirkungen erläutern und Rat geben, wie sie konkret umzusetzen sind.

Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung – das sollte sie leisten

Wo Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden, kommt heute in der Regel Software zum Einsatz. Das Angebot an solchen Programmen ist groß. Je nach Leistungsfähigkeit können sie dem Anwender einiges an Aufwand abnehmen und vor allem Sicherheit bieten. Bei der Auswahl sollten Sie unbedingt auf drei Dinge achten: Das Programm muss nachweislich den rechtlichen Anforderungen gerecht werden, immer gesetzlich aktuell sein und sollte die sensiblen Daten sicher speichern.

Insbesondere die Pflege der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regeln ist ein enormer Aufwand. Da ist es eine große Erleichterung, wenn der Hersteller dafür sorgt, dass die Software stets auf aktuellem Stand ist. Gleiches gilt für die Daten von relevanten Institutionen wie Krankenkassen oder sonstigen Sozialversicherungen. Werden diese vom Anbieter zentral gepflegt, spart das dem Lohnabrechner im Betrieb eine Menge Zeit. Außerdem helfen Formal- und Plausibilitätsprüfungen im Programm, die direkt bei der Erfassung auf Eingabefehler aufmerksam machen. So lassen sich Probleme vermeiden, deren Ursachen sonst später aufwändig ausfindig gemacht werden müssten.

Wichtig bei der Software-Auswahl ist auch der Blick auf die Vergütungsarten, die im Betrieb anfallen. Bei den meisten Unternehmen ist das kein großes Thema, aber wenn Besonderheiten vorhanden sind, wie sie beispielsweise im Baulohn, bei Heimarbeit, im Akkord, bei der Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung, der Heuer oder der Beamtenbesoldung vorkommen, lohnt sich ein genauerer Blick. Nicht alle Lösungen am Markt können zuverlässig mit derartigen Fällen umgehen.

Ein weiteres bedeutendes Themenfeld bei der Suche der passenden Software ist die Frage der Kompatibilität. Schnittstellen zu Lösungen für die Finanzbuchführung, zu Personalmanagement- und Zeitwirtschaftssystemen, zum Zahlungsverkehr sowie zum Online-Banking sorgen für einen reibungslosen Datenfluss.

Ebenfalls zu beachten ist, wie komfortabel sich die Bescheinigungen erstellen lassen, die Sozialversicherungsträgern, der Bundesanstalt für Arbeit, Gemeinden etc. zur Verfügung gestellt werden müssen. Neben der Generierung dieser Bescheinigungen spielt auch noch eine Rolle, welche Übermittlungsmöglichkeiten das Programm bereitstellt.

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Beispiel DATEV

Wer beispielsweise DATEV-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einsetzt, kann derartige Meldungen einfach und sicher auf elektronischem Weg über das Rechenzentrum des Unternehmens in Nürnberg an die Sozialversicherungsträger, Banken, Finanzämter oder Berufsgenossenschaften an die Empfänger übermitteln. Außerdem steht das DATEV-Rechenzentrum für die zentrale, revisionssichere Archivierung der Lohndaten zur Verfügung.

DATEV bietet zwei Software-Möglichkeiten an, um Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Mit dem Programm DATEV Lohn und Gehalt lassen sich Gehaltsabrechnungen direkt vor Ort erstellen. Die erstellten Gehaltsabrechnungen speichern und archivieren Anwender im DATEV-Rechenzentrum, worüber sie die Gehaltsabrechnungen auch ausdrucken und versenden können.

Mit LODAS bietet DATEV ein weiteres Programm an, um Gehaltsabrechnungen zu erstellen.
Der Unterschied zum Programm Lohn und Gehalt liegt hauptsächlich darin, dass die eigentliche Abrechnung im DATEV-Rechenzentrum erstellt wird. Die dafür notwendigen Lohndaten werden vor Ort erfasst und verwaltet. Im Rechenzentrum werden sie dann automatisch gesichert und archiviert. Für die Abrechnung benötigte Institutionsdaten stehen stets aktuell zur Verfügung. Die Bescheinigungen lassen sich automatisch aus dem Programm heraus befüllen, was den zeitlichen Aufwand verringert.

Die abrechnungsrelevanten Daten leiten Sie im DATEV-System mit einem Klick über die Cloud mittels einer schnellen, sicheren Verbindung an alle Institutionen weiter. Für die von den Institutionen zurückgemeldeten Daten bietet das Programm einen Abo-Auftrag, mit dem Sie automatisch die Daten ins Lohnprogramm übernehmen (z. B. neue Freibeträge vom Finanzamt).

Die fertigen Abrechnungen können Sie sich wahlweise per Post schicken oder elektronisch an Ihren PC senden lassen. Alternativ können Sie sie ihren Mitarbeitern aber auch direkt über das Online-Portal Arbeitnehmer online zur Verfügung stellen.

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