Interview mit Markus Brocks, Geschäftsführer bei
brocks, laschke & partner
Unternehmensberatung

Herr Brocks, wie sehen Sie die aktuelle Problemstellung bei der Zeiterfassung?

Markus Brocks: Im Zuge sich dynamisierender Märkte und damit veränderten Anforderungen an Unternehmen, insbesondere vor dem Hintergrund zunehmender Vergleichbarkeit im Hinblick auf Produkte und Dienstleistungen, bekommt die effiziente Bearbeitung einer Tätigkeit eine zunehmend zentrale Rolle. Dies bedeutet in der Konsequenz sich zunehmend auf die effiziente Organisation seiner Tätigkeit sowohl im Bereich der Aufbau- als auch der Ablauforganisation zu konzentrieren. In der unternehmerischen Wertschöpfung ist der Personalkostenbereich einer der relevantesten Wertschöpfungs- und Kostenbereiche.
Weiter bedeutet dies, dass Daten zur Steuerung des Unternehmens im Grundsatz nur einmal erfasst werden sollen und dann redundant für sämtliche Auswertungsbereiche zur Verfügung zu stehen haben.
Für den Bereich der Zeitwirtschaft bedeutet dies, insbesondere das Unternehmen auf-gefordert sind, sich in Richtung einer „sekündlichen“ Bilanzierung zu orientieren und die Messbarkeit unmittelbar an dem Ort des Entstehens von Aufwand zu setzen. Dies geht in der Spitze bis hin in die minütliche Beobachtung an die jeweilige Wertschöpfungsentwicklung im Unternehmen, um Sollvorgaben / Leistungsabweichungen sofort und direkt am Ort der Entstehung erkennen zu können. Im Weiteren werden dann im Rahmen einer Führungsverantwortung geeignete Maßnahmen zur Synchronisation und Neuordnung entwickelt werden können. Gepaart mit diesen Herausforderungen schließt sich damit aufgrund des zu verwaltenden Aufwands eine manuelle Zeiterfassung per Stempelkarte vollständig aus und es ist insgesamt eine automatisierte Lösung anzustreben.

Investitionen in ein Zeiterfassungssystem für ein Unternehmen - wie sehen Sie das?

Markus Brocks: Betrachtet man dabei die Investitionssumme im Verhältnis zu den erzielenden Effekten, dann kann bei einem mittelständischen Unternehmen eine Refinanzierung durch die verbesserte Effizienzmessung fast sofort erreicht werden. Damit dürfte die Amortisationszeit im Fall des deutschen Mittelstandes regelmäßig deutlich unter einem Jahr liegen.

• Während die reine Ist-Zeiterfassung, gepaart an den Soll-Vorgaben, Abweichungen im Hinblick auf die Kalkulationsdaten oder Planungsannahmen berichtet, können darüber hinaus weitere Rückschlüsse in Bezug auf Projektbearbeitung genommen werden. Dies sind Themen die Aufschluss über die Vorkalkulation sowie Erwartungswerte in Bezug auf Drohverluste und Drohverlustrisiken liefern. Die Rückschlüsse auf eine Vorkalkulation bietet die Möglichkeit in der Zukunft diese Erkenntnisse bei vergleichbaren Projekten einfließen zu lassen. Dies garantiert eine verbesserte Antizipation des Zeitaufwandes, insbesondere auch über projektübergreifende Nebenzeiten, die oftmals in der Praxis übersehen bzw. falsch antizipiert werden.
• Vieles wird einfacher: Zeitnahe Erkennung von Abweichungen durch einfachen Abgleich bereits realisierter Ist-Zeiten im Verhältnis zu kalkulierten Soll-Stunden - jederzeit und unverzüglich und nicht nur temporär im Fall einer manuellen Aufaddition von Stempelkarten. Dies schärft zudem auch das Verständnis der jeweiligen Verantwortlichen im Bereich der Projekte neben einer Ausführungsqualität auch eine betriebswirtschaftliche Qualität sicher zu stellen und erweitert damit die Perspektiven wenn solche Steuerungstools insgesamt zur Verfügung gestellt werden.
• Dennoch ist im Rahmen unserer Beratung ein weiteres wichtiges Thema relevant, um insgesamt einen lückenlosen Auswertungsschluss treffen zu können. Es ist in Bezug auf die Neuorganisation zu definieren das Produktions- oder Produktivmitarbeiter grundsätzlich nur Ihre Zeiten auf Projekte zu buchen haben, sodass in der Monatsüberprüfung sämtliche zu bezahlende Anwesenheitsstunden auch tatsächlich einer Projektzuordnung unterliegen. Sollten sich hieraus Lücken ergeben, so sind diese separat zu analysieren.

• In der Führungsorganisation bedeutet dies, dass Nebenzeiten für besondere andere oder allgemeine Tätigkeiten dann durch jeweilige Entscheidungsträger freizugeben sind. Alle diese Themen führen dazu, dass es im Vorfeld in der Führung des Unternehmens einerseits als auch bei den jeweiligen Mitarbeiterverantwortlichen als Führungskräfte andererseits der konsequente Wille zur Umsetzung eines solchen Systems besteht, um in dieser Geschlossenheit auch das Risiko eines Rückfalls in Komfortzonen zu vermeiden.
• Oftmals lassen sich Einwendungen und Verhinderungsgründe zu Anfang einer solchen Investition feststellen. Offene Kommunikation, auch mit dem Betriebsrat, ist hier der richtige Weg, sodass das Unternehmen mit der Umsetzung dieser Modernität auch im Hinblick auf die Erhaltung von Arbeitsplätzen eine Zukunftsstabilität und Sicherheit bedeutet. Auch im Hinblick auf die Arbeitgebermarke gewinnt ein Unternehmen an Bedeutung wenn es einen professionellen in sich organisierten Auftritt aufweist und nicht in historischen Prozessen verbleibt.
• Letztendlich hören wir in der Beratung seitens der Belegschaft regelmäßig, dass es ein Kontrollprozess ist, den die Mitarbeiter dem Unternehmen vorwerfen. Aber genau dieses ist es was die Mitarbeiter ebenso als Maßstab nehmen, in dem Sie stets Ihre pünktliche Lohnzahlung erwarten. Durch Integration der Mitarbeiter in das Verständnis dieser Thematiken und um insgesamt den künftigen Herausforderungen des Wettbewerbs Rechnung zu tragen, können durch die klare Mitteilung der Vereinfachung von Verwaltungsstrukturen sowie der Objektivierung der Datenlage gute Gründe geschaffen werden. Beispielsweise besteht für den Arbeitnehmer im Fall von Zeitkontensystemen die Möglichkeit jederzeit Informationen über seine eigenen Zeitkontingente zu erhalten und Abrechnungsgrundlagen objektiv zu sehen. Nach der konsequenten Einführung sinken Widerstände relativ schnell und werden zum Bestandteil der Organisation.

Herr Brocks, was bedeutet dies letztendlich für die Zukunft?

Markus Brocks: In die Zukunft gerichtet bedeutet dies, nach Umsetzung einer Zeitwirtschaft im Rahmen der Ist-Abbildung, hierauf neugierig zu sein, wie aus diesen Erkenntnissen heraus eine Disposition in die Zukunft erfolgen kann. Regelmäßig werden dann in Trainings die jeweiligen Führungskräfte dahingehend geschult, dass im Zusammenspiel mit der Zeitwirtschaft bereits eine Vordisposition, bspw. eines Folgemonats, mit den vorhandenen Projekten und den Mitarbeitern erfolgt, sodass die Mitarbeiter eine Orientierung im Hinblick auf die Soll-Zeiten erreichen und bereits für das Unternehmen eine Vorausschau für die betriebswirtschaftliche Leistung des Folgemonats entsteht. Diese kann dann anhand der Finanzbuchhaltung mit dem Ist abgeglichen werden kann. Ergebnisse haben dann aus der Abweichungsanalyse heraus stetig genauer und damit planbarer zu werden.

Moderne Zeiterfassung und Projektplanung - wie sehen Sie diese Konstellation?

Markus Brocks: Es wurden auch Beratungsprojekte in der Form durchgeführt, dass die Zeitwirtschaft dazu geeignet war, dass Mitarbeiter sich auf jeweilige Projekte einbuchten und dann für dieses jeweilige Projekt der entsprechende Zeitrahmen sowohl numerisch als auch visuell bis hin zur Transparentmachung der Restzeit für die Bearbeitung in verschiedenen Produktionseinrichtungen via Bildschirm zur Verfügung steht.

Herr Brocks, Ihr Appell an die Unternehmerwelt heute in Bezug auf den Einsatz eines modernen Zeiterfassungssystems?

Seien Sie als Unternehmen neugierig, sprechen Sie mit dem richtigen Sparringspartner, der mit Ihnen Ihre individuelle Messlatte für Ihr Unternehmen und für Ihre Erwartungswerte entwickelt, um Sie in der Rolle als Führender jederzeit mit den Informationen zu versorgen die notwendig sind, um Ihre gesetzten Ziele, bspw. Jahresplanung etc. zu erreichen und diese in jeder Minute kontrollieren zu können. Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Rückfragen zur Verfügung.

Vielen Dank, Herr Brocks, für das Gespräch.